VANconference 2023: FAQ

Allgemeines

Wann und wo findet die VANconference statt?

Die VANconference findet vom 03.-05.11.2023, also am ersten Novemberwochenende, in der Jugendherberge Fulda statt. Die Veranstaltung beginnt am Freitag mit dem Abendessen und endet am Sonntag nach dem Mittagessen.

Was ist die VANconference?

Die VANconference ist ein Veranstaltungsformat, das im Rahmen von VAN (VereinsAustausch Neugieriger) organisiert wird und sich an der Unconference des MHN (Mind-Hochschul-Netzwerk) orientiert.

Eine Unconference, manchmal auch Open-Space-Konferenz genannt, ist eine Veranstaltungsform, die weniger strukturiert ist als klassische Konferenzen. Sie verfügt gewöhnlich nicht über eine festgelegte Abfolge von Vorträgen, Themen oder Sessions oder über eine strenge Agenda. Die gesamte Veranstaltung steht und fällt mit dem Engagement und den Beiträgen der Teilnehmenden und wird von diesen gestaltet. Die Teilnehmenden bestimmen selbst, was sie hören bzw. besprechen möchten, und bieten dafür Beiträge an, die dann in sogenannten Sessions stattfinden können. Nach einer anfänglichen Sammlung von Themen und einer vorläufigen Raumzuteilung kann jede*r die Methoden wählen, die passend scheinen, und jede Person kann (nach dem sogenannten „Gesetz der zwei Füße“) jederzeit den Raum wechseln und zu einer anderen Session wechseln, gemäß den Grundprinzipien der Unconference: „Wer auch immer da ist, es sind die Richtigen.“ und „Es passiert das, was passieren sollte.“

VAN ist ein informeller Zusammenschluss verschiedener Vereine, der seine Aufgabe hauptsächlich darin sieht, Austausch und Vernetzung seiner Mitglieder untereinander zu ermöglichen und zu fördern. Eine Idee, um dies zu erreichen, soll die gemeinsame Organisation und Durchführung unterschiedlicher Veranstaltungsformate sein. Die diesjährige VANconference wird die erste dieser Veranstaltungen sein.

Für wen ist die VANconference?

Die VANconference richtet sich an alle, die Lust haben, Neues zu lernen und auszuprobieren. Du musst also nicht unbedingt zu den Aktiven deines Vereins zählen oder dich mit den Strukturen deiner eigenen Organisation besonders gut auskennen. Du musst nicht einmal in einem der VAN-Vereine Mitglied sein: Wir freuen uns über alle, die neugierig sind und Lust haben, neue Menschen kennenzulernen! Es gibt allerdings eine Einschränkung: Aus rechtlichen Gründen haben wir uns entschieden, nur Teilnehmende ab 14 Jahren zuzulassen.

Was ist eine Session? Und wie klappt es, dass die Veranstaltung einigermaßen organisiert abläuft?

Sessions sind vielfältige Beiträge der Teilnehmenden. Es kann z. B. ein Vortrag, ein Workshop, eine moderierte Diskussionsrunde oder eine gemeinsame Aktivität sein. Eine Session ist in der Regel 45 Minuten lang.

Sessiongebende – die Personen, die die Session anbieten – sollten sich Gedanken zum Ablauf der Session machen und diese moderieren. Der Beitrag darf gerne mit unserem Thema „Interaktionen“ zusammenhängen. Als Sessiongebende müsst ihr nicht zwingend die Experten für das Thema sein. Wichtiger ist, dass ihr Neugier, Begeisterung oder Interesse für das Thema mitbringt.

Die Sessions werden während eines gemeinsamen Marktplatzes auf die von uns zur Verfügung gestellten Räume und Zeitslots verteilt. Dabei wird auch das Interesse aus der Gruppe abgefragt.

Ich finde das Veranstaltungsformat cool, aber … muss ich eine Session anbieten, um teilnehmen zu können?

Nein, du musst keine Session anbieten, um an der VANconference teilnehmen zu können. Es ist völlig in Ordnung, wenn du das nicht möchtest. Wir freuen uns aber natürlich über alle, die ein Thema mitbringen, zu dem sie etwas anbieten. Oft entstehen Themen auch spontan. Und vielleicht gibt es ja etwas, was du beitragen könntest und bei dem du dir einfach noch unsicher bist?

Und was hat es mit dem Motto Interaktionen auf sich?

Das Motto dient dazu, dir Ideen für Sessions mitzugeben, falls du gar keine Vorstellung hast, was ein interessantes Thema sein könnte, über das du sprechen möchtest.

Das Thema Interaktionen wirft zum Beispiel folgende Fragen auf:

• Was ist eingentlich eine Interaktion?
• Wie haben sich menschliche Interaktionen im Laufe der Geschichte verändert?
• Welche Rolle spielen Interaktionen in unserem physikalischen Weltbild?
• Wie genau funktioniert eigentlich die Interaktion der Kommunikation?
• Welche Rolle spielen Macht und Status in unseren Interaktionen?
• Was passiert, wenn eine soziale Interaktion nicht erwünscht ist?
• Wie beeinflussen unsere Umfelder unsere Interaktionen?
• Wie können verschiedene technische Systeme miteinander interagieren?
• Wie erzeugt die Interaktion zwischen Molekülen komplexe organische Systeme?

Wenn du eine Session zu einem völlig anderen Thema anbieten möchtest, ist das auch völlig in Ordnung. Wir freuen uns über jedes Angebot!

Anmeldung und Platzvergabe

Wie melde ich mich an?

Die Anmeldung zur VANconference läuft vom 01.08. bis zum 01.09. Danach wird es wahrscheinlich noch eine Nachmeldephase geben. Der Prozess erfolgt über die CdE-Datenbank, entsprechend musst du dir, um dich anmelden zu können, einen Datenbank-Account erstellen, falls du noch keinen hast. Bitte beachte, dass es einige Tage dauern kann, bis dein Account freigeschaltet ist. Wir stehen aber in engem Kontakt mit dem CdE-Verwaltungsteam, um diesen Prozess möglichst kurz zu halten. Ans Verwaltungsteam kannst du dich auch wenden, falls du Schwierigkeiten bei der Erstellung deines Datenbank-Accounts hast. Schreib einfach eine Mail an verwaltung@cde-ev.de.

Wenn du dich in der Datenbank für die Veranstaltung angemeldet hast, kannst du zu einem späteren Zeitpunkt den Fragebogen ausfüllen, sobald dieser von uns freigeschaltet wurde. Dieser liefert uns Orgas zusätzliche Informationen, die für die Anmeldung an sich nicht unbedingt nötig sind und vielleicht auch noch gar nicht feststehen, wenn du dich anmeldest, wie etwa deine Essenswünsche oder deine Ankunfts- und Abfahrtszeiten.

Nach der Anmeldung erhältst du außerdem kurze Zeit später eine Mail mit den Zahlungsinformationen für deinen Teilnahmebeitrag. Bitte überweise diesen möglichst zeitnah! Für alle Anmeldungen vor dem 14.08. ist die Frist für die Bezahlung des Teilnahmebeitrags der Anmeldeschluss am 01.09. Falls du dich später anmeldest, überweise bitte innerhalb der darauf folgenden zwei Wochen. Wenn dein Teilnahmebeitrag nicht pünktlich bei uns eingeht, können wir dich leider bei der Platzvergabe nicht berücksichtigen. Sollte die Frist für deine Überweisung zum Zeitpunkt der Platzvergabe noch nicht abgelaufen sein, werden wir dir einen vorläufigen Platz zuteilen, den du allerdings wieder verlierst, falls dein Teilnahmebeitrag nicht rechtzeitig bei uns ankommt.

Wann und wie erfahre ich, ob ich einen Platz habe?

Die Platzvergabe (siehe unten) wird nach der Anmeldephase stattfinden. Ihr könnt also Anfang, spätestens Mitte September mit einer Rückmeldung rechnen. Wir werden euch dann per Mail Bescheid geben, ob ihr einen Platz habt oder ob ihr auf der Warteliste steht. In letzterem Fall erfahrt ihr außerdem den Wartelistenplatz. In der Datenbank werdet ihr auch jederzeit euren aktuellen Wartelistenplatz nachschauen können. Falls ihr nachrückt, informieren wir euch noch einmal gesondert.

Wie funktioniert die Platzvergabe?

Um ein möglichst ausgewogenes und vielfältiges Feld an Teilnehmenden verschiedener Vereine zu erhalten, haben wir uns entschieden, Plätze nach Kontingenten für die verschiedenen Vereine zu vergeben. Diese setzen sich folgendermaßen zusammen:

• 50% der Plätze an den CdE,
• 20% der Plätze an das MHN,
• 30% der Plätze an die anderen an VAN beteiligten Vereine.

Personen, die keinem der genannten Vereine angehören, werden ebenfalls zum dritten Kontingent gezählt. Falls du in mehreren VAN-Vereinen in unterschiedlichen Kontingenten Mitglied bist, werden wir dich wahrscheinlich in das Kontingent desjenigen zählen, der am wenigsten vertreten ist.

In einem ersten Schritt werden wir entsprechend diesen Kontingenten Plätze verteilen. Falls wir in einem Kontingent mehr Anmeldungen als Plätze haben, werden wir zunächst an alle Anmeldungen dieses Kontingents aus den ersten sieben Tagen einen Platz vergeben. Sollte das auch nicht möglich sein, wird innerhalb dieser Gruppe gelost. Die übrigen Anmeldungen werden in eine Warteliste sortiert, wobei wir gegebenenfalls zuerst die Anmeldungen der ersten Woche zufällig anordnen und danach alle anderen nach dem Zeitpunkt ihrer Anmeldung. Anschließend werden wir die Kontingente auflösen und Plätze, die zunächst frei geblieben sind, an Personen vergeben, die zuvor keinen Platz erhalten haben. Dabei werden wir hauptsächlich nach den Wartelisten/Anmeldezeitpunkten gehen. Wir behalten uns aber vor, in Einzelfällen davon abzuweichen, wenn wir dadurch erreichen können, dass am Ende alle Vereine gleichmäßiger vertreten sind. Alle übrigen Anmeldungen werden anschließend in eine gemeinsame Warteliste sortiert und rücken entsprechend nach, falls es Absagen gibt.

Teilnahmebeitrag und Härtefälle

Was kostet die Teilnahme an der VANconference?

Um finanzschwächeren Personen die Teilnahme zu erleichtern, hat die VANconference ein solidarisches Beitragsmodell. Das bedeutet, dass Teilnehmende nach ihren Möglichkeiten einen höheren oder niedrigeren Teilnahmebeitrag zahlen können. Dabei liegt der höchste Beitrag etwas über dem eigentlich kostendeckenden Beitrag, um die niedrigeren Beträge auszugleichen. Die folgenden Beiträge gibt es:

• den Normalbetrag in Höhe von 150 Euro,
• einen ermäßigten Beitrag in Höhe von 120 Euro,
• einen stark ermäßigten Beitrag in Höhe von 80 Euro.

Darüber hinaus wird es die Möglichkeit geben, zusätzlich zu spenden, falls du das Konzept des solidarischen Teilnahmebeitrags weiter unterstützen möchtest.

Woher weiß ich, welchen Beitrag ich zahlen muss?

Welchen Beitrag du zahlst, entscheidest letztlich du. Du musst dies lediglich bei der Anmeldung in der Datenbank angeben, damit wir das entsprechend verbuchen können. Wir haben uns aber Folgendes zur Orientierung überlegt:

• Der Normalbeitrag von 150€ richtet sich an Erwerbstätige und Menschen, die über genügend finanzielle Mittel verfügen. Wer darüber hinaus das Konzept der solidarischen Teilnahmebeiträge unterstützen möchte, darf gerne zusätzlich spenden.
• Der ermäßigte Beitrag von 120€ richtet sich an Schüler*innen, Vollzeitstudierende und Menschen mit geringem Einkommen. Der ungefähre Richtwert hierfür ist 1200 € verfügbares monatliches Einkommen (siehe Übersicht der Paritätischen, Tabelle 8 auf S. 31).
• Wenn der ermäßigte Beitrag immer noch ein finanzieller Hinderungsgrund für dich ist, an der VANconfonference teilzunehmen, dann ist der stark ermäßigte Beitrag von 80€ das Richtige für dich.

Was kann ich tun, wenn ich mir auch den stark ermäßigten Beitrag nicht leisten kann?

In diesem Fall kannst du dich vertraulich an den CdE-Vorstand wenden und einen Härtefallantrag stellen. Weitere Informationen hierzu findest du auf der CdE-Website. Den Vorstand erreichst du unter vorstand@cde-ev.de.

Wie wird meine Spende für die VANconference verwendet?

Deine Spende wird in erster Linie verwendet, um finanzschwächeren Menschen eine Teilnahme an der VANconference zu ermöglichen. Um dir das zu garantieren, wollen wir jede Spende mit einer Zweckbindung versehen.

Wenn die Spenden, die auf diese Weise zusammenkommen, die Fördermenge der reduzierten Teilnahmebeiträge übersteigen, ist das erstmal ein Grund zur Freude. Allerdings könnten diese Spenden mit einer Zweckbindung, die nur erlaubt, sie für die VANconference 2023 einzusetzen, nicht für andere Zwecke ausgegeben werden, ohne die Zweckbindung in Rücksprache mit jedem*r einzelnen Spender*in zu lösen.

Um den damit verbundenen Aufwand für die (ehrenamtliche) Buchhaltung des CdE zu vermeiden, wollen wir jede Spende mit der folgenden Zweckbindung versehen:

Die Spende kann für solidarische Teilnahmebeitragsreduktionen auf der VANconference 2023, anderen CdE-Akademien mit ähnlichem Konzept oder für den Härtefalltopf des CdE genutzt werden.

So möchten wir sicherstellen, das deine Spende in jedem Fall zur solidarischen Teilnahmeförderung verwendet wird, ohne dabei jedoch der Buchhaltung des CdE übermäßige Arbeit zu machen.

Ich kann leider doch nicht kommen, was jetzt?

Das Wichtigste ist, dass du uns Orgas zeitnah Bescheid gibst, damit wir planen können. Falls du vor dem 01.10. absagst, können wir dir deinen Teilnahmebeitrag auf jeden Fall erstatten. Wenn du nach dem 01.10 absagst, können wir dir deinen Teilnahmbeitrag erstatten, falls sich eine Person findet, die auf deinen Platz nachrückt. Andernfalls musst du den Platz voll bezahlen. Das gilt auch für kurzfristige Abmeldungen im Krankheitsfall.

Bitte beachte, das wir dir etwaige Spenden aus rechtlichen Gründen nicht zurück zahlen dürfen.

Sonstiges

Ich bin minderjährig. Kann ich an der VANconference teilnehmen? Und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

Sofern du mindestens vierzehn Jahre alt bist, kannst du prinzipiell an der Veranstaltung teilnehmen. Dafür benötigen wir jedoch eine Einverständniserklärung deiner Erziehungsberechtigten. Das funktioniert folgendermaßen: Bei der Anmeldung in der CdE-Datenbank findest du einen Elternbrief. Darin steht alles, was deine Erziehungsberechtigten über die Veranstaltung wissen müssen und welche Regeln du beachten musst. Wenn du dich angemeldet hast, brauchen wir zusätzlich noch dieses Formular unterschrieben zurück – entweder per Post an die im Elternbrief angegebene Adresse oder eingescannt per E-Mail an vanconference23@aka.cde-ev.de.

Wie kann ich mich vor der Veranstaltung mit anderen Teilnehmenden austauschen?

Es wird eine Mailingliste mit allen Teilnehmenden geben. Über diese werden wir euch benachrichtigen, sobald sie existiert. Für einen etwas niedrigschwelligeren Austausch werden wir außerdem eine Telegramgruppe erstellen, der ihr beitreten könnt, wenn ihr möchtet. Das ist aber optional, wichtige organisatorische Dinge werden wir immer auch an die Mailingliste schicken.

Wie ist das mit Corona?

Von unserer Seite gibt es eigentlich nur die Bitte: Wenn ihr krank seid, egal ob Corona oder irgendetwas anderes, bleibt bitte zu Hause – in unserem und in eurem Interesse! Auf weitere Regeln und Empfehlungen verzichten wir.

Du hast noch weitere Fragen oder Anliegen?

Wenn dir etwas aus dem FAQ nicht klar geworden ist, schreib uns einfach eine Mail an vanconference23@aka.cde-ev.de. Dies gilt auch, falls du besondere Bedürfnisse hast oder sich organisatorische Schwierigkeiten jeglicher Art ergeben.